Difficile d’envisager de transformer une entreprise sans en automatiser ses processus. Bien souvent, la déperdition d’énergie dans la réalisation de tâches manuelles répétitives est colossale. Devant son écran, chaque salarié y est confronté quotidiennement et s’interroge sur la valeur ajoutée qu’il génère en faisant tel ou tel copier-coller ou en remplissant des champs dans un écran à partir d’un autre fichier ! La Robotic Process Automation (RPA) répond à ce besoin d’automatiser simplement ces activités, à ce besoin de libérer du temps pour le consacrer à des occupations plus intéressantes intellectuellement et, surtout, à ce besoin d’apporter de nouvelles pierres à la construction de son travail.
L’humanité remplacée par des robots ?
À moins de considérer qu’un travail est 100 % répétitif, il y a peu de chance qu’un jour des robots ou de l’intelligence artificielle arrivent à remplacer définitivement des humains et à leur prendre leur travail. Dans la majorité des cas, seul quelques pourcents d’un emploi sont automatisables par des règles relativement simples. Pour que cela soit efficient, il faut débuter par une analyse du temps consacré à la tâche, du temps passé à l’analyser puis du temps nécessaire à l’automatiser pour en déterminer le ROI. Seuls les processus générateurs de gains de productivité, d’économies de temps ou d’argent sont à retenir pour une automatisation. L’humanité est surprenante et innovante, elle trouve sa force dans sa capacité à résoudre les problèmes les plus complexes. Face à un aléas, elle a cette capacité de trouver de nouveaux chemins et dans l’automatisation, il faut chercher avant tout des bénéfices, car comme le disait Klaus Schwab au World Economic Forum, « Dans le nouveau monde, ce n’est pas le gros poisson qui manque le petit ; c’est le plus rapide qui mange le plus lent ». À la fin d’une journée, avoir libéré 5 ou 10 % de son temps est incroyable.
Imaginer de nouveaux processus
Souvent, la force de la Robotic Process Automation ne s’imagine pas au départ, mais se découvre dans des tâches impossible à réaliser manuellement. Imaginez-vous, pour gagner du temps le matin à votre arrivée au bureau, lancer chaque nuit un reporting qui prend 1 heure à être généré et qui est dans une application qui ne permet pas un mode programmé ? Pensez-vous qu’il soit envisageable de parcourir des milliers de pages web chaque jour pour y dénicher des informations ou y détecter des signaux ? La RPA permet de le faire ! Elle est faite pour accélérer les traitements et rendre possible des cas de figure intraitables autrement. Joanne Kathleen Rowling disait que « L’imagination est la base de toute invention et innovation ». La technologie permet de conquérir de nouveaux territoires et d’éviter des erreurs que n’importe quel être humain ferait à force de répétitions rébarbatives.
Simplifier
Avant de lancer un développement d’automatisation, il est impératif de s’interroger sur le bienfondé de toutes les étapes du processus. Automatiser sans optimiser n’a pas de sens. Chaque utilisateur doit s’approprier cette belle mécanique et réfléchir sur l’objectif du processus qu’il décrit. La RPA est forte pour banaliser, mais elle ne fait preuve d’aucun génie, d’aucune autre intelligence que celle qui lui a été dictée pour faire passer un processus d’un point A à un point X ou Y. A la fin, elle doit juste alerter si elle déraille et ne sait plus quel chemin prendre ou qu’un imprévu s’est présenté. Jack Ma a dit que « Vous savez ce qui différencie l’IA de l’être humain ? Les machines n’ont pas de rêves. Tant que vous avez des rêves et que vous croyez en eux, vous n’échouerez jamais face aux machines. ». En reprenant le contrôle de son agenda, l’être humain peut penser autrement et trouver de nouvelles voies.
Trouver des ambassadeurs
Pour gagner le pari de l’automatisation, il faut fait connaitre aux salariés le bienfondé de la démarche. Non, les robots ne sont pas faits pour les remplacer ! Une fois convaincue, chaque personne fera gagner de l’énergie à l’entreprise et y trouvera de nouvelles sources de motivation. Comme pour n’importe quel changement, le relais par des utilisateurs ambassadeurs conquis est primordial. En se servant des automatisations passées, en montrant les gains de temps, l’objectif de rendre cette technologie accessible à tous devient réalisable. Puis, rapidement, les écarts de rendement se creusent entre les personnes équipées et celles qui ne le sont pas. Bernard Werber écrivait que « L’important n’est pas de convaincre, mais de donner à réfléchir ». Encourager ce changement pour avancer, trouver de nouvelles combinaisons dans la façon de faire son travail, sont les clés de cette transformation.
Progresser ensemble
La Technologie est faite pour améliorer la qualité de vie de ses utilisateurs. Elle participe à un reconditionnement de l’outil de travail et de ses contraintes. En automatisant, elle limite aussi le risque opérationnel. Pousser ce type d’initiative permet de créer de nouvelles étincelles et de repousser les limites. À chaque nouveau processus, à chaque nouveau pas sur ce chemin, de nouvelles idées surgissent pour avant tout servir les utilisateurs et l’entreprise efficacement. Un transformation numérique est avant tout un accompagnement humain, il faut savoir séduire.
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